6 žingsniai iki efektyvaus planavimo

Norint pasiekti ilgalaikių tikslų, jums reikia daugiametio plano, trumpalaikiams - ketvirčio plano, o dabartiniams tikslams - mėnesio, savaitės, dienos. Kas iš tikrųjų svarbu planuojant? Štai 6 svarbiausi sėkmingo planavimo žingsniai.

Laiko valdymo specialistai pataria planuojant einamuosius reikalus tai padaryti savaitės perspektyvoje, nes savaitė suteikia platesnį mūsų veiklos kontekstą. O į ką atsižvelgti organizuojant užduotis?

Dėl laiko lentos sužinosite, kad nereikia daryti visko! Tada sužinosite džiaugsmą mėgaujantis laisvalaikiu. Mūsų asmeninė ir profesinė sėkmė labai priklauso nuo to, kaip organizuosime laiką. Mes patys renkamės savo išleidimo būdą, taip pat prisiimame šių sprendimų pasekmes. Kad laikui bėgant gerai valdytume save, vadovaukimės Stepheno R. Covey maksimumu: „Užuot susitelkę tiesiai, reikia atkreipti dėmesį į tai, kaip elgtis teisingai“. Mūsų sprendimams dėl laiko panaudojimo įtakos turi du kriterijai - skubumas ir svarba. Mes dažnai skiriame svarbą per daug užduočių. Tačiau tinkamas prioritetų nustatymas yra suvokimas, kas geriausia mūsų vertybių hierarchijoje, o ne tik reagavimas į skubius reikalus. Kaip juos atskirti vienas nuo kito? Skubumas yra kriterijus, susijęs su laiku, svarba mūsų tikslams. Praktinis įrankis, parodantis veiklos apimtį ir padedantis nustatyti, kas iš tikrųjų svarbu, yra laiko planas. Svarbiausia veiksmingų veiksmų ir planavimo sąlyga yra sutelkti dėmesį į II kvadrantą ir kartu pašalinti daugybę I ir III veiklų bei nepaisyti IV kvadranto.

Svarbu

Tvarkaraštis: I kvadrantas

Ji apima svarbius ir skubius klausimus. Tai yra „krizių valdymas“ - strateginės svarbos veikla ir neatidėliotini klausimai. Šiame ketvirtyje mes dirbame, naudojame savo žinias, kad reaguotume į daugybę situacijų ir priimtume iššūkius. Negalime pamiršti šių dalykų.

Tvarkaraštis: II kvadrantas

Ji apima svarbius, bet ne skubius klausimus. Tai „aukštos kokybės“ kvartalas, kuriame tvarkomės patys: kuriame ilgalaikius planus, numatome problemas ir joms užkertame kelią, laviname gebėjimus, atsinaujiname, leidžiame laiką su artimaisiais. Kuo daugiau laiko praleidžiame šiame ketvirtyje, tuo labiau padidėja mūsų gebėjimas veikti. Nepaisydamas jame esančios veiklos, I kvadratas praplatėja, kuris ilgainiui mus praryja, sukelia stresą ir perdegimą.

Tvarkaraštis: III kvadratas

Jame yra neatidėliotinų dalykų, bet jie nėra svarbūs. Tai yra ketvirtadalis kliedesio, nes šurmulys apie tai, kas skubu, gali sukurti svarbos iliuziją. Šiame kvadrate mes atliekame veiksmus, kurie yra aktualūs, bet svarbūs kažkam kitam, išpildome kitų žmonių lūkesčius, manydami, kad esame I kvadrante.

Tvarkaraštis: IV kvadratas

Tai nėra skubūs ir nesvarbūs dalykai. Sumažinę laiką, praleistą šiame ketvirtyje, gausime laiko tikrai svarbiems dalykams.

1. Efektyvus planavimas: pagalvokite apie savo viziją ir misiją

Pradėdami planuoti savo veiklą, pagalvokite, kas yra svarbiausia jūsų gyvenime. Pagalvokite apie savo viziją, ką norėtumėte padaryti, kokių taisyklių laikotės (kompasas!). Kad ir kaip gali atrodyti tolima, tai yra nepaprastai svarbu, nes tavo įsitikinimai turi įtakos sau keliamiems tikslams, priimamiems sprendimams ir laiko praleidimui.

Savo misijos apmąstymas yra esminė sąlyga norint veikti pagal tai, kas svarbu, nes tai daro didelę įtaką likusiai II ketvirčiui priskirtai veiklai įgyvendinti. Jei jūsų gyvenimo kredo yra asmeninis tobulėjimas, buvimas su šeima, gyvenimo vertės ar socialinės veiklos atradimas, tai kartkartėmis grįždami į tai padarysite svarbiausius dalykus, įspaustus jūsų atmintyje. Misija sukurs sistemą, kurioje jūs priimsite sprendimus kituose planavimo etapuose.

2. Efektyvus planavimas: apibrėžkite savo vaidmenis

Vaidmenys yra pareigų, santykių su žmonėmis, veiklos visuomenės labui simboliai. Juos apibrėžus, aiškiai sukuriama natūrali struktūra, leidžianti išlaikyti pusiausvyrą. Vaidmenys, kuriuos atliekate, yra pagrįsti jūsų misija. Išvardykite savo vaidmenis popieriaus lape (pvz., Žmona, mama, studentė, vadybininkė, direktorė, sporto klubo narė). Tyrimai rodo, kad pasirodymas daugiau nei septyniose yra neveiksmingas, todėl pabandykite, pavyzdžiui, sujungti tam tikras funkcijas.Gyvenimo vaidmenų nustatymas padeda pamatyti visą gyvenimą - matote, kad tai ne tik darbas ar šeima, bet ir visi jie kartu. Apibūdindami savo vaidmenis pastebėsite „svarbius, bet ne skubius“ dalykus (II kvadrantas), kurių paprastai nepaisoma. Be vaidmenų, į savaitės tvarkaraštį įtraukite „pjūklo galandimą“. Tai energija, kurią turėtume skirti tobulindami savo įgūdžius keturiose pagrindinėse gyvenimo dimensijose - fizinėje, socialinėje, intelektinėje ir dvasinėje. Įsisavinę „pjovimą“ (gaunami rezultatai), mes pamirštame „galąsti pjūklą“ (išlaikyti ar išsiugdyti gebėjimą pasiekti rezultatų ateityje). Jei, pavyzdžiui, nesportuojame (fizinė sfera), neišplėtojame žinių (socialinė sfera), nesilaikome naujausių savo pramonės pasiekimų (intelektinės sferos) arba nežinome, kas mums svarbu gyvenime (dvasinėje sferoje), galime „tapti buki „Pusiausvyros sutrikimas.

3. Efektyvus planavimas: Pasirinkite kiekvieno vaidmens tikslus

Pagalvokite apie svarbiausią dalyką, kurį šią savaitę galite padaryti kiekviename vaidmenyje, kad pasiektumėte teigiamų rezultatų. Kas yra būtina, pvz., Kaip žmona, vyras, tėvas, darbuotojas? Ieškodami veiklos naudokite kompasą, o ne laikrodį ir sutelkite dėmesį į tai, kas svarbu, o ne skubu. Tai gali būti, pavyzdžiui, pasimatymas su vyru, daugiau laiko vaikui, informacijos rinkimas greito skaitymo kursuose, meditacija. Kiekvienam vaidmeniui išsikelkite vieną ar du tikslus.

4. Efektyvus planavimas: išmokti priimti sprendimus

Norėdami II ketvirčio tikslus paversti veiksmų planu, turite išmokti teisingus sprendimus priimti visą savaitę. Mes dažnai stengiamės rasti laiko „svarbiai“ veiklai I ir III kvartaluose, kuriuose jau pilna veiklos. Mes metame save iš vienos bylos į kitą, patikime ją kitam, atidedame, tikėdamiesi rasti laiko svarbiausiems dalykams. Bet - kaip rašo Stephenas R. Covey - „ esmė yra ne planų, o prioritetų planavimas“. Įsivaizduokite platų stiklainį, į kurį įdėjote didelius akmenis. Nors stiklainis užpildytas akmenimis, jis nėra pilnas, į spragas galite pabarstyti žvyro. Tačiau tiesa ta, kad stiklainis vis dar nėra pilnas - galite įpilti smėlio ir tada įpilti dar šiek tiek vandens. Mūsų tikslai II ketvirtyje yra „dideli akmenys“. Jei pirmiausia spręsime kitus reikalus - vandenį, smėlį ir žvyrą, o tada norėsime į planą įtraukti didelius akmenis, mūsų bandymai bus bergždūs. Bet jei žinosime, kurie daiktai yra dideli akmenys ir juos išspręsime prieš visus kitus, pamatysime, kiek daug galime nuveikti ir kiek vandens, smėlio ir žvyro yra tuščiose vietose. Pasieksime tai, ką laikome svarbia, ir kartu atitinkamai „pakoreguosime“ kitą veiklą.

5. Efektyvus planavimas: organizuokite kiekvieną dieną

Jūsų kasdienės užduotys yra pirmiausia atlikti svarbiausius dalykus, nepaisant netikėtų dienos aplinkybių ir iššūkių. Kartais pavyks įgyvendinti planą, kitais atvejais teks jį pakeisti, tačiau priimdami sprendimus pasikliaukite savo vidinio kompaso indikacijomis. Svarbiausi dalykai pirmiausia iš ryto:

Įsivaizduokite dienos eigą - peržiūrėkite savaitės tvarkaraštį, suraskite savo poziciją, peržiūrėkite šią dieną 7 dienų kontekste. Tai padės tinkamai reaguoti į netikėtas situacijas.

NUSTATYKITE PRIORITETUS - pažymėkite savo veiklą I ir II ketvirčio simboliais - dėl to būsite tikri, kad III ketvirčio reikalai netelpa į jūsų tvarkaraštį. Jei reikalingas tolesnis prioritetų nustatymas, I ir II kvartalų veiklą pažymėkite išsamiau (pvz., Apskritimu).

NUSTATYKITE UŽDUOTIES LAIKĄ IR LAIKĄ - atskirkite griežtai nustatytą laiką nuo tų, kuriuos galima atlikti bet kuriuo paros metu. Taip pat užsirašykite konkrečios veiklos terminus.

6. Efektyvus planavimas: įvertinkite savo efektyvumą

Savaitės pabaigoje pagalvokite apie tai, kokius tikslus pasiekėte, su kokiais iššūkiais susidūrėte, kokius sprendimus priimti ir ar svarbiausi dalykai buvo svarbiausi pasirenkant. Savaitės santrauka padeda išvengti tų pačių klaidų kartojimo, ji leidžia jums būti efektyvesnėmis ateinančiomis savaitėmis.